Usługi zarządzania nieruchomościami wykonywane są przez licencjonowanego zarządcę nieruchomości. Za nieruchomość odpowiada zarządca, a bieżącą obsługą nieruchomości, kontaktami z mieszkańcami zajmuje się dedykowany administrator. Praca administratora wspierana jest nie tylko przez licencjonowanego zarządcę ale również przez księgową, a w razie potrzeb inspektora technicznego oraz prawnika.
Administrator dostępny jest telefonicznie, mailowo oraz bezpośrednio w przypadku ustalonych dyżurów na nieruchomości lub w dowolnym czasie po wcześniejszym umówieniu się na nieruchomości bądź w biurze firmy.
Zawsze przed złożeniem oferty zapoznajemy się z nieruchomością oraz oczekiwaniami zarządu tak aby dopasować zakres usługi do potrzeb klientów.
Poniżej przedstawiamy standardowe czynności wykonywane przez naszą firmę w ramach umowy o zarządzanie/administrowanie:
- czynny udział w odbiorach części wspólnej nieruchomości,
- analiza kosztów administrowania w czasie rozruchu projektu i opracowanie planu działań optymalizacyjnych dostosowanych do standardu nieruchomości,
- przejęcie dokumentacji nieruchomości, przechowywanie jej na nieruchomości,
- rejestracja wspólnoty – wystąpienie o nadanie NIP, REGON,
- założenie konta bankowego dla Wspólnoty Mieszkaniowej,
- przygotowanie uchwał niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wspólnoty w tym budżetu Wspólnoty oraz stosownych regulaminów,
- ubezpieczanie nieruchomości wspólnej.
BIEŻĄCE ADMINISTROWANIE
- przygotowywanie umów z dostawcami i usługodawcami Wspólnoty, przeprowadzanie konkursów ofert, renegocjowanie umów, rekomendowanie najlepszych ofert oraz proponowanie optymalizacji finansowych związanych z zamówionymi usługami,
- zarządzanie, nadzór oraz kontrola nad realizacją umów i rozliczeń wszystkich usługodawców i dostawców Wspólnoty,
- szczegółowa kontrola nieruchomości przez administratora potwierdzona pisemnym protokołem z obchodu nieruchomości,
- prowadzenie i aktualizacja dokumentacji Wspólnoty, prowadzenie rejestru dokumentów oraz ich archiwizacja,
- prowadzenie ewidencji lokali i ich użytkowników,
- udzielanie każdemu z właścicieli lokali informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną oraz o rozliczeniach w zakresie dotyczącym indywidualnych lokali,
- zapewnienie właścicielom lokali dostępu do dokumentów Wspólnoty,
- występowanie do właścicieli lokali o zezwolenie na wstęp do lokalu, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu albo usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej, a także w celu wyposażenia budynku, jego części lub innych lokali w dodatkowe instalacje,
- organizacja i prowadzenie zebrań Wspólnoty, przygotowywanie projektów uchwał, zbieranie podpisów pod uchwałami w drodze indywidualnego zbierania głosów,
- realizacja podjętych uchwał,
- ewidencjonowanie zgłoszeń o awariach, usterkach, zlecanie napraw, nadzór nad ich realizacją i odbiorem,
- wyszukiwanie wykonawców robót budowlanych,
- nadzór nad realizacją remontów i modernizacji przeprowadzanych w ramach przyjętego planu gospodarczego oraz planu remontowego, zakończony protokolarnym odbiorem prac,
- opracowywanie planów remontów (rocznych i pięcioletnich) dla nieruchomości wraz z oszacowaniem kosztów realizacji,
- organizowanie za pomocą wyspecjalizowanych podmiotów przeglądów serwisowych oraz przeglądów budowlanych wynikających z Prawa Budowlanego,
- prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego,
- raportowanie zadań wykonanych oraz przewidzianych do wykonania wraz z aktualnym statusem danej sprawy,
- egzekwowanie wykonania gwarancyjnych prac naprawczych, usuwania usterek, udzielania wszelkiej możliwej pomocy mieszkańcom,
- pozostałe działania na korzyść Wspólnoty takie jak reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz oraz w kontaktach między właścicielami, proponowanie metod na pozyskiwanie pożytków, np. z opłaty za wynajem powierzchni reklamowej w części wspólnej,
- podstawowa obsługa prawna. W przypadku szczególnie skomplikowanych spraw współpracujemy z kancelarią prawną, która specjalizuje się w obsłudze Wspólnot Mieszkaniowych.
KSIĘGOWOŚĆ
Obowiązki związane z księgowością wykonywać będziemy przy użyciu specjalistycznego oprogramowania Weles 3. W ramach obsługi księgowej zapewniamy:
- internetowy, indywidualny dostęp każdego mieszkańca do swojego konta rozliczeń. Oprócz informacji księgowych na platformie zamieszczane będą ważne informacje dotyczące Wspólnoty,
- prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów oraz rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej w oparciu o podjęte uchwały i zgodnie z ustawą o własności lokali,
- przygotowywanie rozliczeń mediów dla lokali indywidualnych,
- czytelne rozliczanie płatności wnoszonych przez właścicieli lokali zgodnie z uchwałami Wspólnoty,
- udzielanie bieżącej informacji o stanie kont księgowych kartotek właścicieli,
- prowadzenie windykacji przedsądowej,
- prowadzenie rozliczeń, oraz stała kontrola prawidłowości otrzymanych od usługodawców rachunków i faktur. Każdy rachunek będzie weryfikowany i akceptowany przez administratora, zanim zostanie przedłożony do realizacji płatności,
- prowadzenie rachunku bankowego, cykliczne przygotowywanie paczek przelewów oraz przekazywanie ich do realizacji zarządowi (lub uprawnionemu organowi Wspólnoty). Przelewy wykonywane są elektronicznie,
- nadzór nad terminowym płaceniem podatków, ubezpieczeń i innych opłat publiczno – prawnych przypadających na nieruchomość wspólną,
- przygotowywanie projektów rocznych budżetów nieruchomości zawierających plany remontowo – modernizacyjne i korekty tych planów zgodnie z oczekiwaniami Zarządu Wspólnoty,
- sporządzanie czytelnych projektów rocznych sprawozdań finansowych wspólnoty mieszkaniowej, zgodnie z obowiązującym prawem.
Inne sprawy niewymienione powyżej, zgodne z charakterem i zakresem umowy zarządzania/administrowania Wspólnotą.
Zachęcamy do kontaktu i spotkania w celu osobistego przedstawienia usługi jaką świadczymy.
Do współpracy z każdą Wspólnotą podchodzimy indywidualnie, a zakres usług jest dostosowywany w zależności od potrzeb i oczekiwań. Każdy element przygotowanej oferty może zostać na Państwa życzenie zmodyfikowany. W przypadku zainteresowania z Państwa strony, przygotujemy stosowną propozycję obejmującą zakres usług dodatkowych oraz stawkę wynagrodzenia za wykonywane czynności.